Tedarikçi kartlarında adres, telefon, vergi daire ve numarası gibi standart bilgilerin yanısıra gruplama yapabilme, mutabakat yapılacak ve yerel para biriminden farklı olabilecek para birimi belirleme, ödeme yapılabilecek banka hesaplarını tanımla gibi fonksiyonlar yeralmaktadır. Henüz cari kart olarak kartları açılmamış tedarikçilerin potansiyel satıcı olarak tanıtılabilmesi ve onlardan da tekliflerin alınabilmesi mümkündür. Devamında eğer bir potansiye satıcıya sipariş geçilecekse kolayca cari karta çevrilebilir.

Satıcı – Malzeme Bilgileri sayesinde bir malzemenin hangi tedarikçilerden alınabileceği veya bir satıcıdan hangi malzemeler alınabileceği ve tedarik koşullarının neler olduğu , malzemenin tedarikçideki kodu ve son alım fiyatı gibi bilgileri tutulabilir. Satıcı – Malzeme Bilgileri belirli bir zaman ayrılarak kullanıcılar tarafından girilebileceği gibi sipariş girişi esnasında program tarafından otomatik olarak oluşturulabilir. Böylece satınalma departmanındaki çalışan değişikliklerine karşı kurum hafızası gelişerek büyümekte ve saklanmaktadır. Satıcı malzeme bazında, malzeme satıcı bazında veya satıcı fiyat tipi bazında sisteme fiyatlar tanımlanabilmektedir.

Tedarikçi performans değerlendirmesi için çok dinamik kriter tanımları, dönemsel puanlama ve raporlamalar mümkündür. Puanlama kriterlerinin bir kısmı sistemde oluşmuş olan kayıtlardan bir kısmı da sistem dışındaki değerleme kriterlerinden oluşabilir.

Yetkili tüm kullanıcılar tarafından firma içerisinde kullanılmak üzere malzeme talebi açılabilir. Malzeme talepleri depo bölümü tarafından incelenir ve depoda talebi karşılayacak kadar varsa talep depodan karşılanır yoksa depodan karşılanacak miktar depodan karşılanır kalan kısmı için de satınalma talebi açılır.

Doğrudan satınalma talebi de girilebilir. Talepler için istenirse onay mekanizması işletilebilir. Hem malzeme hem de satınalma talepleri aslında aynı bilgilere sahiptirler sadece tipleri farklıdır. Tiplerinin farklı olmasından dolayı da istenirse farklı onay mekanizmaları kurgulanabilir. Onay mekanizması talep tipi, malzeme sınıfı, malzemeyi talep eden departmana göre şekillendirilebilir.

Onaylar Turcode ERP içerisinden verilebileceği gibi satınalma portalı ile web üzerinden veya Abacus Inside mobil uygulama üzerinden de verilebilir.

Ayrıca sahada çalışan personeller Abaucs Inside mobil uygulamasından talep girilebilirler.

Depoya düşen taleplerin topluca izlenip işlem yapılabildiği ekrandır. Depo sorumlusu malzeme taleplerini topluca inceler. Her birisi için depodan karşılabilecek miktar ve satınalma talebine dönüştürülecek miktarları belirler. Bunu yaparken heri bir malzeme talep satırında yer alan malzemelerin depolardaki stok durumlarını da bu ekranda görebilir. Bu da depo sorumlusunun karar vermesini kolaylaştıracak bir bilgidir.

Dışarıdan tedarik edilecek malzemeler için tedarikçilerden teklifler toplanır. Teklif toplamanın Turcode ERP’deki ilk adımı teklif talebidir. Bir teklif talebi şirket içi taleplerden oluşturulabileceği gibi herhangi bir talebe bağlı kalmadan doğrudan da oluşturulabilir. Teklif talebinde tedarikçilerden talep edilecek malzemeler ve miktarları girilir.

Teklif talebine istinaden istenirse çıktı alınabilir. Bu çıktı pdf veya excel formatında olabilir. Tedarikçilere iletilen teklif talebine karşılık tedarikçiler tekliflerini hazırlayarak geri dönüş yaparlar. Tedarikçilerden gelen teklifler de teklif talebine bağlı olarak Turcode ERP’ye girilir. Her bir teklif geldikçe teklif talebindeki ilgili satırların durumu “Cevaplandı” olarak değişir.

Belirli bir süreye kadar beklenip teklifler toplandıktan sonra istenirse Turcode ERP’nin önerdiği en uygun teklif veya satınalma personelinin belirleyeceği teklif kabul edilir. Bu aşamadan sonra artık tedarikçiye sipariş geçilir.

Tedarikçilere teklif talebi gönderilmesi ve sonrasında gelen tekliflerin sisteme girilmesi süreci oldukça fazla zaman alan bir süreçtir. Turcode ERP içerisinde bu süreçte harcanan işgücünü azaltabilecek “Satınalma Teklif Portalı” çözümü vardır. Satınalma teklif portalı, Turcode ERP’de oluşturulmuş olan teklif taleplerinin pdf veya excel çıktılarının seçilen tedarikçilere otomatik email gönderilmesini sağlar. Email içerisinde teklif girilebilecek bir link de bulunur.

Tedarikçi kendisine gelen email içerisindeki linke tıklayarak teklifini girer ve tüm malzemeler için teklif girdikten sonra işlemini bitirerek kaydeder. Bu aşamadan sonra Turcode ERP içerisinde otomatik olarak teklif kaydı oluşur.

Turcode ERP içerisinde tedarikçilere geçilen siparişlerin kaydı ve takibi için “Satınalma Siparişi” modülü bulunmaktadır. Satınalma siparişi taleplerden, tedarikçilerin gönderdiği tekliflerden oluşturulabileceği gibi doğrudan elle girilerek de oluşturulabilir.

Satınalma siparişleri, tedarik edilecek malzeme kartları, miktar, vade, fiyat, döviz cinsi gibi bilgiler içerir. Satınalma siparişleri oluşturulduktan sonra istenirse firma disiplininize göre tutar, sipariş tipi, siparişi isteyen departmana, siparişteki malzeme sınıflarına göre farklı onay akışlarına tabi tutulabilir. Onaylar Turcode ERP içerisinden verilebileceği gibi satınalma portalı uygulaması ile web üzerinden ya da Abacus Inside mobil uygulamasından verilebilir.

Eğer firmanızda onay kullanımı tercih edilmişse onay süreci tamamlanmamış siparişlere ilişkin herhangi bir çıktı alınamaz. Dolayısı ile tedarikçiye de gönderilemez. Benzer şekilde onay süreci tamamlanmamış siparişlere ilişkin mal kabulü yapılamaz.

Onay süreçleri tamamlanan siparişlerin dökümü alınarak tedarikçiye iletilir devamında da mal kabulü yapılabilir. Tedarikçiler malzemeleri bir seferde siparişteki miktar kadar göndermeyebilir. Bu duruma parsiyel gönderim denilir. Parsiyel gönderim durumunda Turcode ERP stok yönetimi modülünden yapılan tüm girişlere göre satınalma siparişinin teslim edilen ve kalan miktar gibi bilgileri otomatik olarak güncellenir. Böylece herhangi bir satınalma siparişinin durumu güncel olarak takip edilebilir.

Sürekli temin edilen malzemelerin tedariği için zaman zaman tedarikçilerle sözleşmeler yapılır. Bu sözleşmeler sayesinde belirli koşulları sağlamak şartı ile fiyat ve vade gibi ödeme faktörleri belirli bir süre için sabitlenir. Turcode ERP içerisinde bu sözleşmeler tanımlanabilir. Girilen siparişlerde de fiyat, indirim ve vade gibi bilgilerin sözleşme koşullarına göre otomatik gelmesi sağlanır. Böylece hatalı alımların önüne geçilmiş olur.