Genel bir terim olarak muhasebe, her işletme için temel ihtiyaçlardan birini oluştururken, sıklıkla karıştırılan kavramlar ön muhasebe ve genel muhasebe olmaktadır. Ancak bu iki kavram birbirinden tamamen ayrı ve farklı noktaları barındırır. Bir işletme içerisinde genel muhasebe gerçekleştirilmesi yasal bir zorunluluk oluşturmakla birlikte dışa dönük bir yapıya sahiptir.

İşletmenin kendi içerisinde gerçekleştirilen muhasebe işlemleri kapsamında öncelikle ‘Ön muhasebe nedir?’ sorusunun cevaplanması gerekir. Bu işlem kapsamında işletmenin banka hesapları, cari hesabı ve kasa hesabı takip edilir. Fatura işlemlerinin sağlanması, personel maaş bordroları, stokların izlenmesi ve menkul kıymetlerin takip edilmesi bu muhasebe işlemleri içerisinde bulunur.

İşletmenin iç muhasebesi şeklinde tanımlanabilecek bu sistem, firmanın kendi işleyişini ve günlük aktivitelerini belirli bir düzene almak için kayıtlar sayesinde elde edilir. Yani maddi değer oluşturan tüm elemanların denetimini gerçekleştirmek için sağlanmakla birlikte devlet tarafından yasal olarak zorunlu noktaları içerisinde bulundurmaz. Firma için verimlilik arttıran bir uygulama olarak gerçekleştirilir.

Bu kavramlar teker teker ön muhasebe işlemleri oluşturmak ile ilgili olmakla birlikte her biri ayrı ayrı açıklanarak, daha geniş bir sistem elde edilebilir.

• İlk aşamada kasa hesabının takibinin yapılması göz önüne alınırsa, işletmenin sahip olduğu nakit değerler için takip işlemleri sağlanır. Yani bir kasa defteri veya kasa notu tutulması vasıtasıyla nakit giriş ve çıkışları zamanına göre hareketli bir şekilde işlenir. Tahsilatlar ve ödemeler kasa sayesinde takip edilerek, nakit paranın gözlemi sağlanır.
• Cari hesapların takip edilmesi ise müşteri hesaplarının takip edilmesi olarak görülebilir. Her işletme çalıştığı müşterileri takip etmeli ve satmış olduğu mal ya da hizmetler ile ilgili borçlanma noktalarını takip altında tutmalıdır. Yani hem satış işlemleri hem de satıcılardan alınan mal veya hizmetler açısından da yapılan borçlanmalar cari hesap içerisinde takip edilir.
• Önemli diğer noktalardan birisi de işletme için fatura ve irsaliye işlemlerinin gerçekleştirilmesidir. Bu noktada da ‘Ön muhasebe fatura nasıl kesilir?’ sorusu önemli bir nokta oluşturmaktadır. Bir işletme, müşterilerine sattığı mal veya hizmet için onlara KDV değerlerini içinde bulundurmak üzere fatura kesimi gerçekleştirir. Tam tersi durumda ise aldığı mal veya hizmetler için fatura teslim alır. Bu kapsamda da fatura ve irsaliye işlemleri çerçevesinde gelen faturalar, giden faturalar ve belgeler için takip sağlanır.
• İşletmenin stoklarını takip etmek oldukça önemli bir nokta oluşturur. Üretim veya hizmet gerçekleştirmek için işletme mal temin eder ve temin edilen bu mallar giriş işlemi ile kayıt altına alınır. Sonrasında ise mal kullanıldığı veya tüketildiği zaman kalan mal içerisinden düşüş gerçekleştirilir. Bu sayede stok takibi yapılarak, azalan ve tükenen mallar ya da artan mallar belirlenebilir. Bu işlem fatura takibi ile eşleştirilerek gerçekleştirilir.
• İşletmeye ait olan banka hesaplarının takip edilmesi sayesinde de elde bulunan veya bulunmayan nakit miktarlar tespit edilebilir. Ayrıca bu bağlamda birlikte yapılabilecek işlemlerden birisi de işletmenin sahip olduğu menkul kıymetlerin kontrol edilmesi ve takip işlemlerinin gerçekleştirilmesidir. Yine önemli noktalardan birisi olan sahip olduğunuz çek ve senetleri takip etme işlemi, banka vasıtası ile gerçekleştirilebilir. Çek ve senetlerin ne zaman ve hangi miktar ile tahsil edileceği ya da nasıl ödeme yapılacağı takip edilmelidir.
• Son bir nokta kapsamında da işletme içerisinde çalışan her personelin ücret takiplerinin yapılması gereklidir. Yani iç muhasebe sayesinde maaş bordroları hazırlanarak mesai ücretleri belirlenir. Sigorta ve diğer sağlık masraflarının belirlenmesi gibi çalışmalar gerçekleştirilir.

İşletme ölçeklerine göre ön muhasebe

Şirket içi muhasebe olarak adlandırılabilecek bu çalışma, her şirketin kendi iç düzeni içerisinde farklı bir sistem sayesinde uygulanabilir. Yani işletmeler sahip oldukları boyutlara ve büyüklüklere bağlı olarak kendi içlerinde bu muhasebe uygulamalarını farklı bir ölçek ile gerçekleştirir. Bu bağlamda da öncelikli olarak işletmelerin ölçeklerine göre nasıl sınıflandırıldığı belirlenmelidir.

İşletmelerin ölçeklerine göre sınıflandırılması bağlamında birçok farklı literatür örneği bulunmasına rağmen özellikle Birleşmiş Milletler Endüstriyel Gelişim Örgütü tarafından da nicel ve nitel özelliklere göre sınıflandırma sağlanmıştır. Örneğin nicel sınıflandırma için;

• Çalışan sayısı,
• Bilanço,
• Satış tutarı,
• Kazanç gibi noktalar göz önünde bulundurur.

Nitel sınıflandırma açısından ise genellikle bağımsızlık göz önünde bulundurulur. Keza işletme sınıflandırmalarında da en önemli ölçek nitel sınıflandırma açısından hesaba katılan bağımsızlık ölçüsüdür. Genel çerçevede Türkiye de, Avrupa ülkeleri ve Amerika gibi KOBİ sınıflandırmasının nitel ve nicel ölçeklerini bir araya getirerek gerçekleştirir.

Bu bağlamda KOBİ olarak adlandırılabilecek küçük ve orta büyüklükteki işletmeler, üç farklı sınıf içerisinde de ele alınabilir. Mikro ölçekli işletme, küçük ölçekli işletme ve orta ölçekli işletme göz önünde bulundurulabilir. Ayrıca büyük ölçekli işletme ise bu işletmelere göre çalışan, yıllık bilanço değeri ve net satış hasılatı açısından çok daha yüksek değerler oluşturmaktadır. Türkiye’de işletmelerin yüzdelik verileri göz önüne alındığında da özellikle mikro ölçekli işletmelerin çok daha yüksek sayıda olduğu belirlenmiştir. Mikro işletmeleri sırasıyla küçük, orta ve büyük işletmeler takip etmektedir.

İşletmelerin sahip olduğu bu ölçeklendirme göz önüne alındığında hangi işletme için hangi muhasebe sistemleri ihtiyacı bulunduğu ve nasıl çalışmalar yapıldığı incelenebilir. Bu kapsamda mikro işletme; 10 kişiden az çalışana sahip olduğu için pratik bir şekilde bilgisayar üzerinde Excel veya defter vasıtasıyla işlem gerçekleştirilebilir.

Küçük işletmeler ve orta büyüklükte işletmeler için de ön muhasebe programı tercih edilmesi daha doğru olmaktadır. Küçük işletmeler 50 kişiye kadar personele sahip olarak, işletme hasılatı ve bilanço açısından biraz daha yüksek konumda yer alır. Orta büyüklükteki işletmeler ise 250 kişiye kadar çalışana sahip olabilir. Yıllık net satış hasılatı ve mali bilançosu yönetmelikte yapılan son revize ile birlikte 125 milyon TL’ye kadar ulaşabilir. Bu nedenle küçük ve orta büyüklükteki işletmelerde program kullanımı tercih edilebilir.

Ön muhasebe programı nasıl kullanılır?

İşletmenin kendi içerisinde ön kayıtlar ile birlikte muhasebe gerçekleştirilmesi için tercih edilebilen programlar genellikle daha önce bahsedilmiş hesap ve takip bölümlerini içerisinde barındırır. Bu bağlamda da öncelikli olarak KOBİ’ler tarafından kullanılması gereken programlar yer alması dışında mikro ölçekli işletmeler tarafından kullanılması için geliştirilmiş programlar da yer almaktadır. Çünkü mikro ölçekli işletmeler, büyük yatırımlar gerçekleştirmeseler dahi stok, maliyet, fatura, sipariş, ödeme, tahsilat, banka ve müşteri gibi tüm takipleri tek bir noktada rahatlıkla sağlayabilir.

KOBİ’ler tarafından kullanılabilecek ve büyük bir pratiklik sağlayacak programlar sayesinde de yine satın alma, raporlama, borçlanma ve e-devlet uygulamaları gibi tüm takipler gerçekleştirilebilir. Bugün pratik arayüzleri ile birlikte çok kolay kullanımlar oluşturan, zaman ve maliyet tasarrufu gibi imkanlar sağlayan uygulamalar yer almaktadır. Ayrıca işletmeler kendileri için önemli ihtiyaçlarını ve muhasebe ihtiyaçlarını karşılamak açısından da bu programlarda özel bölümler ve analitik çalışma bölümleri elde edebilir. Özellikle büyüme yolunda daha fazla adım atan KOBİ’ler daha kapsamlı programlar ile çalışmayı tercih edebilir.

Bu programların temel kullanım mantığı incelendiğinde ise başlangıç aşamasında bulunan ve mikro işletmeler için kullanılabilecek programlar genellikle satış, stok ve maliyet gibi kritik takipleri gerçekleştirmeye imkan tanır. Takip işlemleri sonrasında da kontrol ve analiz fırsatları sağlaması ile birlikte zaman tasarısı imkanı ortaya çıkarmaktadır. Bu sayede daha kolay bir şekilde işleyiş elde edilirken, özellikle ticaret hayatının başlangıç aşamasında bulunan mikro işletmeler için ideal bir muhasebe programı sağlayacaktır.

Ancak KOBİ’ler için ‘Ön muhasebe neler yapılır?’ sorusu programlar sayesinde daha kapsamlı bir noktaya ulaşır. İşletmeler tarafından gerçekleştirilen ticari faaliyetlerin bilgisayar ve internet vasıtası ile kayıt altına alınması, analizler yapılması ve faaliyetlerin yönlendirilmesi gibi imkanlar elde edilir. İşletmeler bu programlar sayesinde;

• Borç ve alacak takibi,
• Kasa hareketleri takibi,
• Satın alım faturaları,
• Satış faturaları,
• Banka hesapları takibi,
• Stok durum takibi,
• Depo ve Ambar takibi,
• Çek ve senet takibi,
• Sipariş takibi,
• Sevk irsaliyesi takibi,
• Kredi ve hesap takipleri,
• Borç takipleri gerçekleştirebilir.

Özellikle KOBİ’ler yeni kurulmuş işletme boyutlarında bulunurken, basit işlemleri hızlı bir şekilde gerçekleştirmek için pratik başlangıç programlarını tercih edebilir. Daha sonraki dönemlerde yaşanan büyüme ile birlikte daha fazla işlem gerçekleştirmek açısından da daha kapsamlı ve özel muhasebe programları seçilebilir.

Seçilen programların kullanılışı göz önüne alındığında ise öncelikle belirli bir lisans ücretinin ödenmesi ile birlikte elde edilen bu yazılımlar, muhasebe personelleri tarafından bilgisayarlara yüklenir. Yüklenen bu yazılımlar içerisindeki her kısım, işlemlerin daha kolay ve hızlı yapılmasına yardımcı olur. Gereken noktada lisans hizmeti sağlayan şirketler tarafından, muhasebe personellerinin bu konuda yazılım kullanımı açısından eğitim alması imkanı da sunulmaktadır.

Programın kullanılması aşamasında öncelikle eğitim almış olan personel, programdaki yönergeleri izlemek sayesinde istenen her kayıt işlemini kolayca gerçekleştirebilir. Özellikle günümüzde yeni nesil programlar veri güvenliği sağlamakla birlikte düzenli işlem imkanı da sağlamaktadır. İşletmenin faaliyetlerini kontrollü bir şekilde gerçekleştirmesine yardımcı olurken, ihtiyaçları tespit ettikten sonra tasarlamalar sağlayarak rapor sonuçları oluşturur.

İşletmeler için ön muhasebe programının önemi

Bugün küçük veya büyük boyutlu olmak üzere her işletme için ön muhasebe bilinmesi gerekenler kapsamında, bu yazılımların neden önemli olduğu da ayrı bir nokta oluşturmaktadır. Çünkü küçük bir işletme içerisinde dahi muhasebe departmanı sağladığı bilgiler ile birlikte işletmenin hem günlük hem de uzun dönemli faaliyetlerinde temel taşları oluşturmaktadır. Bir işletmenin daha yüksek bir etki edebilmesi ve çalışmalarını daha verimli gerçekleştirmesi için muhasebe verileri çok önemli bir nokta sağlar.

Muhasebe çalışmaları kapsamında ön muhasebe görev tanımı incelendiğinde de bu durum önemli bir nokta sağlamaktadır. Çünkü muhasebe çalışmaları sonucunda gerçek sonuçlar elde edilir ve standartlar ile ilişki kurulması vasıtasıyla ilerleyen dönemlerde yapılacak çalışmalar için planlama elde edilir. İşletme içerisindeki aksaklıklar tespit edilir, organizasyon yeniden düzenlenir, sonuçlar ortaya çıkarılır ve önlemler alınabilir.

Özellikle ön amaçlı bir şekilde işletme içerisinde kanunlara bağlı olmadan gerçekleştirilen muhasebe çalışmaları ekonomik bilgileri ortaya çıkarır. Bu bilgileri arşiv haline getirerek, istenilen her zaman özet, rapor ve sınıflandırma imkanı sağlar. Tüm bu imkanlar sayesinde de işletme karar alma süreçlerinde önemli bir bilgi aktarımı ve sistemi elde eder. Bilhassa günümüzde bulunan büyük rekabet ortamında pazar içerisinde bulunan her işletme, bu imkanlar ile muhasebe bilgi sistemlerini iyi bir şekilde kullanarak, hem kişi hem de işletme verimi açısından avantaj elde eder.

Ön muhasebe programı ile neler yapılabilir?

Mikro, küçük ve orta hatta büyük ölçekli bir işletme içerisinde sağlanacak bu muhasebe çalışmaları ile birlikte birçok farklı işlem gerçekleştirilebilir. Aslında daha önceden liste halinde belirtilmiş birçok nokta ile bu çalışmaların yapılması mümkün olduğu gibi yazılım içerisinde işlem gerçekleştirme noktasında da farklı noktalar yer alır. İşte bu bağlamda da ‘Ön muhasebe nasıl yapılır?’ sorusunun cevaplanması gereklidir.

İşletme içerisinde lisanslı bir şekilde elde edilmiş yazılımın kullanılması vasıtasıyla muhasebe işlemlerine başlangıç gerçekleştirilebilir. Öncelikle hizmet alınan şirket üzerinden ön muhasebe yazılımı lisanslı bir şekilde elde edilerek, sağlanan kullanım yönergelerine bağlı şekilde yükleme işlemleri gerçekleştirilir ve ön çalışmalar sağlanır. Ön çalışma sağlayan personel, neler yapabileceğini ve programın kendisi için sağladığı sistem ayrıntılarını rahatlıkla görebilir.

İşletme için büyük bir rahatlık oluşturan bu yazılım, istenilen her an yapılacak kaydın sahip olduğu bölüm içerisinde bilgi girişi sağlanmasını, çıktı alınmasını ve rapor elde edilmesini sağlayacaktır. Yani aslında yapılabilecek en önemli işlem, bu yazılım sayesinde denetim elde edilmesidir. Bu bağlamda hesaplar, kazançlar, verim veya alacak borç takibi gibi her nokta için kayıt işlemleri sağlanabilir.

Aslında her ne kadar program kullanılmaya vasıtası ile pratik bir işlem avantajı elde edilse de tıpkı bilgisayar üzerinde Excel veya defter kullanımı ile gerçekleştirildiği gibi, muhasebe bilgisi elde edilmesi de önemlidir. Çünkü kayıt yapılırken değerlerin nasıl girileceği ve hangi değerlerin ne zaman girileceği gibi her ayrıntı ön muhasebe bilgisi kapsamında elde edilir. Bu bilgiler personellerin daha önceden program kullanmamış olsalar dahi mesleki olarak veya tecrübelerine bağlı şekilde öğrendikleri bilgilerdir.

Personel sahip olduğu bu ön bilgiyi kullanması vasıtasıyla program içerisinde her işlemi sırasıyla gerçekleştirebilir ve işletme için gereken tüm muhasebe bilgilerini kayıt altında tutabilir. Örneğin, program içerisinde gerçekleştirilecek bir kayıt işlemi açısından yapılan sözleşmeler de göz önüne alınabilir. Çünkü bu sözleşmeler sayesinde bağlı olarak çek, senet, alacak veya borç gibi muhasebe kayıtları yapılması gerekir. Bu bağlamda profesyonel bir personel sözleşmede damga vergisi bulunup bulunmadığını kontrol ederek işlem gerçekleştirmelidir.

Farklı bir örnek olarak program içerisinde hammadde, mal ve ürün stoklarının işlenmesi gibi bir işlem yapılırken farklı sınıflar yer alır. Öncelikle temin edilen mallar sonrasında ise kullanılan veya satılan mallar ayrı bir kategori içerisinde bulunur. Ayrıca üretim için gereken mallar yurt içinden temin edilmiş ise yani TL ile temin edilmiş ise ayrı bir kayıt gerçekleştirilir. Ancak ithalat yoluyla elde edilmiş mallar ve hammadde ürünleri stok içerisine kaydedilirken, döviz miktarı ile yapılan işlemler, borç ve alacaklar ayrı ayrı takip edilmelidir.

Örneğin, bir işletmenin sahip olduğu sermaye, yani banka hesabında bulunan paralar alacaklar ve menkul kıymetler işletmenin geleceğini en çok etkileyen noktalardır. Bu bağlamda program içerisinde banka hesap takibi gerçekleştirilmesi gerekir. Bu kapsamda da vadeli hesaplar, vadesiz hesaplar, döviz hesapları, borçlar, alacaklar ve krediler gibi her nokta banka hesap takibi içerisinde ayrı ayrı işlenmesi gereken noktalardır. Ayrıca çek, senet gibi menkul kıymetler ile şirketin sahip olduğu gayrimenkul değerler de bu muhasebe içerisinde takip edilebilir.

Bir işletmenin en önemli noktalarından birini de daha yüksek verim ve daha fazla kazanç elde etmek için personel oluşturmaktadır. İşletme üretim ve hizmet yapısıyla her ne kadar ilgileniyorsa, personelin özlük hakları gibi her nokta ile de aynı derecede ilgilenmelidir. Bu nedenle yazılımlar içerisinde özellikle maaş bordrosu ve personel ödemeleri takibi yapılabilir. Ayrı bir kısım halinde bulunan bu işlemlerde mali hakların girişleri, tarihler, aylık takibi ve ek ödemeler takip edilerek işletmenin daha verimli ve sorunsuz bir işleyiş elde etmesine yardımcı olunur.